Jednym z pierwszych wyzwań stojących przed osobą rozpoczynającą działalność gospodarczą jest sporządzenie biznesplanu. Zgodnie z definicją znajdującą się w internetowym Słowniku Języka Polskiego jest to plan funkcjonowania przedsiębiorstwa lub realizacji przedsięwzięcia gospodarczego. Mówiąc wprost jest to credo przedsiębiorcy, zbiór wszystkich najważniejszych informacji o jego przyszłej działalności. Trzeba też zauważyć, że jest to dokument o bardzo złożonym charakterze. Jego sporządzenie wymaga wiedzy m.in. z zakresu prawa, ekonomii, marketingu oraz sprzedaży. W związku z tym przygotowałem dla Ciebie zestawienie największych zalet jego stworzenia.
1 . Określenie przedmiotu działalności.
Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że jest to błaha sprawa i nie wymaga głębszego zastanowienia. W końcu skoro chcę założyć firmę to wiem czym będę się zajmował. W praktyce jest to zadanie o wiele trudniejsze niż się wydaje. To jest trochę tak jak z komponowaniem menu w restauracji. Dobór odpowiednich dań może mieć kluczowe znaczenie dla powodzenia przedsięwzięcia. Lepszą strategią jest oferowanie szerokiego wachlarza usług/produktów czy skupienie się na kilku? Jeżeli tak to na jakich? Dlaczego uważam, że akurat te produkty/usługi będą sprzedawały się lepiej? Jakie czynniki mają wpływ na wybory dokonywane przez finalnych odbiorców? To tylko niektóre pytania na jakie trzeba sobie odpowiedzieć. Decyzje podjęte na tym etapie będą rzutowały na wszystkie inne sektory działalności Twojego przedsiębiorstwa.
2 . Sprecyzowanie grupy docelowej klientów.
Podobnie jak punkt powyżej, bardzo istotna część Twojego biznesplanu. Podstawowe pytania jakie musisz sobie zadać na tym etapie brzmią następująco: Jaki problem rozwiązuję oferowany przez mnie produkt/usługa? Komu on pomaga? Czy są to klienci detaliczni czy inne firmy? Kim są te osoby? Pomocnym narzędziem będzie stworzenie kilku przykładowych person Twoich klientów. Postaraj się w jak najbardziej szczegółowy sposób opisać cechy takiego klienta, wczuć się w rolę osoby dokonujące decyzji – kim jest, czego oczekuje, co wpływa na jego decyzje. Poniżej przykład persony, dla firmy świadczącej usługi na osób rozpoczynających działalność gospodarczą z branży R&D.
Przykład:
Klient ma na imię Tomek, w wieku 25 lat, mieszka w mieście powyżej 100 tys osób. Skończył właśnie studia farmaceutyczne i zastanawia się nad założeniem własnej firmy. W trakcie studiów udało mu się odkryć innowacyjną metodę leczenia grypy. Chciałby uzyskać patent na swój wynalazek, a następnie zacząć sprzedaż. Tomek nie posiada jednak niezbędnej wiedzy do przeprowadzenia całej procedury związanej z uzyskiwaniem patentu oraz tworzenia struktur organizacyjnych (np. założenie sp. z o.o., zawieranie umów z pracownikami) oraz opracowania modelu biznesowego. W związku z tym będzie poszukiwał podmiotu, który pomoże mu w dokonaniu tych czynności.
3 . Opracowanie strategii.
Stworzenie strategii jest nieodzownym elementem każdego biznesu. Czasem nawet brak strategii jest strategią, jednak na samym początku nie jest to najlepsze rozwiązanie. Ściśle mówiąc mam na myśli planowanie strategiczne, a więc ustalanie długofalowego planu działania realizującego cele przedsiębiorstwa. Celem strategicznym dot. sprzedaży może być np. utrzymanie 20 % wzrostu zysków przez kolejne 3 lata czy wejście na rynek zagraniczny i osiągnięcie pozycji potentata w ciągu 5 lat. Mając tak wyznaczone cele może rozpocząć konstruowanie konkretnych działań, które przybliżą nas do ich realizacji.
4 . Stworzenie harmonogramu działania i wyznaczenie celów.
Każdy wyznaczony przez Ciebie cel, bez względu jakiego obszaru działalności Twojego przedsiębiorstwa dotyczy, powinien zostać osadzony w ramach czasowych. Przedtem dobrze jest przeanalizować kluczowe czynniki mogące mieć wpływ na jego realizację. Dzięki temu zabiegowi będziesz mógł kontrolować przebieg poszczególnych procesów w Twojej firmie i ułatwi Ci to podejmowanie wszelkich decyzji.
Przykład:
Tomek z przykładu powyżej postawił sobie za cel, że w ciągu 6 miesięcy skomplementuje zespół ludzi odpowiedzialnych za rozwój firmy. Zaplanował, że zamieści w prasie i internecie odpowiednie ogłoszenia, skontaktuje się ze znajomymi ze studiów oraz umówi się na spotkanie ze specjalistą ds. rekrutacji. Na realizację tych czynności ma zamiar przeznaczyć maksymalnie 2 miesiące.
5 . Dokonanie analizy SWOT.
Zapewne słyszałeś o tym sposobie analizy strategicznej przedsiębiorstwa, a dokładnie rozpoznaniu jego mocnych i słabych stron. Nazwa jest akronimem od pierwszych słów określających cztery podstawowe elementy, czyli strengths, weaknesses, opportunities i threats. Jest to bardzo prosta i skuteczna metoda pozwalająca określić ryzyka związane prowadzeniem firmy w danej branży i wskazanie potencjalnych przewag rynkowych stosowana na całym świecie. Przeprowadzenie takiej analizy to kolejne cenne źródło informacji dla Ciebie i potencjalnych kapitało-dawców. Nie zapomnij o zamieszeniu tej pozycji w swoim planie.
6 . Ustalenie struktury własności, sposobu zarządzania, podziału obowiązków.
Wybranie odpowiedniej kadry zarządczej już na samym starcie kształtuje przyszłość Twojej firmy. Nie zawsze osoba będącą specjalistą w danej dziedzinie sprawdzi się dobrze, jako dobry menedżer. Czasem warto odsunąć swoje ambicje na bok i pozostawić część związaną z zarządzaniem przedsiębiorstwem wykwalifikowanej i posiadającej odpowiednie kompetencje osobie. Niestety posiadane fundusze nie zawsze pozwalają na zatrudnienie kogoś z zewnątrz. W takich sytuacjach to na założycielach spoczywa ten obowiązek. Jeżeli chcesz prowadzić biznes w formie spółek handlowych warto zwrócić uwagę na to kto i w jakim zakresie będzie uprawniony do reprezentowania firmy. W przypadku pojawienia się przyszłych sporów odpowiednie postanowienia w umowie spółki mogą uchronić przed paraliżem decyzyjnym.
7 . Kalkulacja kosztów.
Analiza wydatków związanych z założeniem i funkcjonowaniem własnej firmy może stanowić przysłowiowy kubeł zimnej wody. Czasem zapał i chęć działania nie idą w parze z możliwościami finansowymi, zwłaszcza że na samym początku pewne nakłady są nieodzowne. Dokonanie takiej kalkulacji umożliwia jednak dostrzeżenie potencjalnych braków i opracowanie sposobu na pozyskanie środków. Obecnie dostęp do kapitału jest niemal nieograniczony. Można skorzystać z szerokiej oferty banków, firm pożyczkowych, funduszy venture capital czy nawet stworzyć projekt na platformie crowdfundingowej. Dobierz metodę finansowania w sposób przemyślany i zapoznaj się z szczegółowo z warunkami na jakich uzyskujesz takie dofinansowanie.
8 . Przygotowanie prognozy finansowej przychodów ze sprzedaży.
Zdecydowanie jeden z najtrudniejszych punktów. Trzeba przeanalizować szereg istotnych kwestii mających wpływ na jej kształtowanie. Można wymienić tutaj takie czynniki jak: koniunktura panująca w danym sektorze, wielkość rynku, konkurencja, posiadane moce produkcyjne czy zasoby ludzkie. Przygotowując takie kalkulacje dla inwestorów musisz być gotowy na pytanie dotyczące metody dokonanych obliczeń. W takim wypadku oprzeć się o poczynione badania rynku, dane statystyczne, porównanie z podobnymi funkcjonującymi na rynku przedsiębiorstwami.
9 . Weryfikacja przyjętych założeń.
Spisanie tych wszystkich punktów pozwala na uświadomienie sobie ogromu prac i wyzwań czyhających po drodze. Dopiero w tym momencie tak naprawdę możesz podjąć odpowiedzialną i przemyślaną decyzję czy warto angażować swoje środki, siły i zacząć konkurowanie w danej branży. Może się okazać, że po dokładnym przestudiowaniu koniunktury na danym rynku, konkurencji, występujących marżach tworzenie kolejnego biznesu od podstaw nie jest najlepszym rozwiązaniem i warto rozejrzeć się za innym sektorem. Jest to jedna z ważniejszych zalet planu biznesowego, a więc zwiększenie wiedzy i orientacji piszącego o wielu aspektach związanych z prowadzeniem firmy i otoczenia, w którym przyjdzie mu funkcjonować.
10 . Zbudowanie wiarygodności wśród inwestorów i kredytodawców.
Planując pozyskanie finansowania dla swojego przedsięwzięcia w postaci dotacji z Urzędu Pracy, Unii Europejskiej czy instytucji kredytowych niekiedy trzeba przedstawić właśnie biznesplan. Trzeba mieć świadomość, że profesjonalne przygotowane tego dokumentu w istotnym stopniu przyczynia się do otrzymania pozytywnej decyzji. W oczach potencjalnych inwestorów/kredytodawców stanowi on wizytówkę nas samych i naszego biznesu. Wytrawny inwestor z łatwością dostrzeże wszelkie braki i niedoskonałości. Właśnie dlatego tak ważne jest dokładne i rzetelne opracowanie zamieszczonych w nim treści.
Jak widzisz sporządzenie takiego dokumentu ma wiele zalet, a wskazane przeze mnie to tylko ich niewielka część. Bez względu na branże w jakiej przyjdzie Ci działać poświęć czas na jego rzetelne przygotowanie. Gwarantuję, że ta inwestycja zwróci się z nawiązką. Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga od przedsiębiorcy szeregu zdolności, jedną z nich jest właśnie umiejętność planowania i przewidywania trendów. Potraktuj to zadanie jak swój pierwszy krok w drodze do własnej firmy. Już w tym momencie możesz udowodnić, że jesteś osobą kompetentną, godną zaufania i poważnie podchodzącą do stawianych jej zadań. Nie zmarnuj tego okresu, bo czasem kolejnej szansy na prezentację czy wdrożenie swojego pomysłu po prostu nie dostaniesz.