jednoosobowa działalność gospodarcza, jdg, zakładanie

Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą? cz. II

Kolejny wpis dotyczący tematyki zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej. Tym razem skupimy się na umowach, które jako rozpoczynający swoją działalność będziesz zobowiązany zawrzeć. Oczywiście liczba oraz rodzaj podpisywanych kontraktów zależna będzie od branży w jakiej przyjdzie Ci konkurować. Bez względu na to, posiadanie pewnego zasobu wiedzy prawniczej znacznie ułatwi Ci funkcjonowanie i wzmocni pozycję w przyszłych negocjacjach.

Konstruowanie umowy od początku z pewnością nie jest zadaniem prostym. Wymaga wiedzy i doświadczenia, a Ty przecież dopiero zaczynasz. Dobrym rozwiązaniem jest zaczerpnięcie rady od osób prowadzących już własny biznes – członków rodziny, przyjaciół, znajomych. Na pewno chętnie podzielą się swoimi spostrzeżeniami.

Umowa najmu

Przechodzimy do konkretów. Do prowadzenia swojej działalności będziesz potrzebował lokalu, który umożliwi obsługiwanie klientów i załatwianie bieżących spraw. W związku z tym jedną z pierwszych umów jaką przyjdzie Tobie podpisać będzie umowa najmu. Jest to umowa cywilnoprawna, uregulowana w kodeksie cywilnym.

Przy zawieraniu takiej umowy zwróć szczególną uwagę na oznaczenie stron, a więc jak opisany jest wynajmujący (właściciel lub inny podmiot posiadający prawa do lokalu) oraz najemca (osoba korzystająca z mieszkania). Jest to część tzw. komparycji umowy. Dane stron powinny znajdować się na jej samym początku. Z praktyki wiem, że duże trudności sprawia przedsiębiorcom prawidłowe oznaczenie osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą. Zobrazuje to na przykładzie.

Pan Marek Kowalski będący grafikiem komputerowym prowadzi JDG pod firmą „Marex Marek Kowalski„. W celu dalszego rozwoju swojego biznesu zamierza wynająć lokal w centrum miasta Kraków. Wynajmującym jest  spółka „Mieszkania sp.z o.o.

W jaki sposób dokonać prawidłowego wskazania stron umowy? Czy w przypadku JDG „Marex Marek Kowalski” jest podmiotem zawierającym umowę? Jakie informacje powinny znaleźć się w po stronie spółki?

Odpowiedź na powyższe pytania wymaga zbadania podmiotowości prawnej ww. podmiotów.  W przypadku spółki Mieszkania sp. z o.o. sprawa jest jasna, gdyż kodeks handlowy wprost nadaje spółkom kapitałowym osobowość prawną. Natomiast w przypadku JDG nie znajdziemy adekwatnego przepisu. W rezultacie nie istnieje osobny byt prawny zdolny do zaciągania zobowiązań i ponoszenia odpowiedzialności. Umowa podpisywana jest z osobą fizyczną, czyli Panem Markiem Kowalskim, a nie z ”Marex Marek Kowalski

Poniżej przykład właściwego oznaczenia stron:

UMOWA NAJMU

zawarta dnia …. w Krakowie

pomiędzy:

Mieszkania spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie przy ul. Karmelickiej X, .. – …. Kraków,  zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez  Sąd Rejonowy dla … w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS … , NIP: .. , REGON: … , reprezentowaną przez Iksińskiego – członka zarządu spółki

dalej zwaną „Wynajmującym”,

a

Markiem Kowalskim  zamieszkałym w Krakowie przy ul. Grodzkiej X, .. – … Kraków, legitymującym się dowodem osobistym o serii i numerze …. , PESEL: … , NIP: … , REGON: … , prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą „Marex Marek Kowalski” i wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji  o Działalności pod numerem … , działającym we własnym imieniu

dalej zwanym „Najemcą”

Pewnie zastanawiasz skąd masz znaleźć numer swojego wpisu w CEIDG? To bardzo proste, jest nim twój NIP. Jeżeli w przyszłości powstanie spór z drugą  stroną transakcji, właściwe jej określenie w kontrakcie spowoduje, że nie będziesz miał problemów ze wskazaniem pozwanego w piśmie procesowym. Jest to przede wszystkim duża oszczędność czasu i nerwów. Ponadto świadczy to o twoim profesjonalizmie, co buduje już na samym początku twój wizerunek w oczach kontrahenta. Zastanów się czy będąc właścicielem dobrze prosperującej firmy chciałbyś dokonać transakcji z kimś niepotrafiącym nawet poprawnie oznaczyć siebie i swojej działalności?

Następne kluczowe postanowienia to te dotyczące przedmiotu najmu, a więc lokalu. Ustal wraz ze swoim kontrahentem bardzo precyzyjnie gdzie, co i na jaki okres wynajmujesz. Jeżeli jest to konkretne pomieszczenie wskaż jego powierzchnię, urządzenia znajdujące się na wyposażeniu i wskaż ich stan.

Przy najmie strony często zastrzegają kaucję. Jej celem jest zabezpieczenie potencjalnych szkód powstałych w lokalu. Jest ona zwracana w po zakończenia okresu najmu. W tym punkcie zwróć uwagę na termin jej zwrotu, a więc w ciągu jakiego okresu od wydania lokalu zostaną zwrócone wpłacone pieniądze. Warto również zastrzec, że wszelkie wydatki poniesione na pokrycie kosztów usunięcia powstałych uszkodzeń muszą zostać należycie udokumentowane np. w postaci faktur, rachunków. Wtedy będziesz mógł zapobiec sytuacji, w której wynajmujący bezpodstawnie potrąci część kaucji.

Kolejnym ważnym aspektem najmu lokalu pod działalność gospodarczą jest określenie terminu wypowiedzenia umowy. Sprawdź czy w części dotyczącej wypowiedzenia umowy nie znajdują się zastrzeżenia w praktyce uniemożliwiające dokonanie tej czynności np. kary umowne. Również po stronie wynajmującego mogą znajdować się postanowienia zbytnio rozszerzające jego uprawnienia do rozwiązania umowy – przyjrzyj się temu szczegółowo.

Specjalnie nie poruszałem kwestii związanych z określaniem wysokości czynszu. Wszelkie uzgodnienia stron w tym przedmiocie mają bardzo indywidualny charakter i niezwykle trudno jest wskazać przewodnie zasady, którymi powinieneś się kierować. Z pewnością zwróć uwagę na warunki na podstawie jakich wynajmujący będzie uprawniony od podniesienia jego wysokości i częstotliwość takich zmian.

Podatek od nieruchomości

Co do zasady podatkiem od nieruchomości obciążony jest właściciel. W sytuacji kiedy jesteś najemcą nie płacisz nic z tego tytułu. Jednak część osób decyduje się na prowadzenie firmy we własnym mieszkaniu. Dzięki temu mogą znacznie obniżyć koszty działalności.  Jest to szczególnie istotne gdy baza klientów nie jest wystarczająco rozbudowa, a rentowność przedsiębiorstwa nie pozwala na ponoszenie dodatkowych wydatków. Warto rozważyć taką możliwość, w szczególności kiedy charakter pracy na to pozwala.

Kiedy zdecydujesz się na wykorzystanie tzw. własnych czterech ścian będziesz zobowiązany do zgłoszenia tego faktu w urzędzie gminy. Konieczne będzie złożenie Deklaracji na podatek od nieruchomości, czyli formularza DN-1 (kliknij tutaj), w której wskażemy powierzchnie wykorzystywanego mieszkania na cele prowadzenia firmy.

Jedną z wad tego rozwiązania jest płacenie wyższego podatku od nieruchomości w porównaniu, kiedy jest ono wykorzystywane tylko na cele mieszkania. Wysokość stawki za 1m2 ustala rada gminy.

Rachunek bankowy

Ustawodawca nie nakłada na przedsiębiorcę posiadania odrębnego rachunku bankowego dla firmy. Jeżeli posiadasz prywatny rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy z powodzeniem możesz wykorzystać go do działalności komercyjnej. Nie polecam jednak takiego połączenia. Po pierwsze takie rozwiązanie znacznie utrudni tobie lub osobie, której zlecasz usługi księgowe prawidłowe kwalifikowanie odpowiednich pozycji. Brak przejrzystości w finansach firmy na pewno nie ułatwi zadania na początku Twojej drogi w świecie biznesu. Po drugie oferty banków kierowane do firm są niekiedy korzystniejsze niż te dla klientów indywidualnych. W szczególności zakres świadczonych usług np. opłacanie składek do ZUS/KRUS, podatku do urzędu skarbowego, preferencyjne pożyczki dla firm i inne.

Musisz także wiedzieć, że od 1 stycznia 2017 r. transakcje zawierane między przedsiębiorcami o wartości powyżej 15 000 zł obligatoryjnie muszą zostać dokonane z użyciem rachunku płatniczego. Wyłączona jest więc możliwość posłużenia się gotówką. Dokładny przepis poniżej – Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej.

Art. 22.1. Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:

1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz

2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 zł, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

rachunek bankowy, jednoosobowa działalność gospodarcza

Tax Credits | Flickr CC

 

Umowa o świadczenie usług księgowych

Jeżeli nie chcesz zaprzątać sobie głowy prowadzeniem księgowości kolejną umową jaką przyjdzie Ci podpisać będzie właśnie umowa o świadczynie usług księgowych. Jest to umowa nienazwana, a więc w kodeksie cywilnym nie znajdziesz przepisów bezpośrednio jej dotyczących. Jednak z powodzeniem będą miały zastosowanie przepisy dotyczące umowy zlecenia oraz przepisy części ogólnej czy rozdział z zakresu zobowiązań.

W takim dokumencie powinny znaleźć się oświadczenia potwierdzające uprawnienia  i kompetencje danego biura rachunkowego. Najlepiej w formie tzw. warranties & representations. Biuro powinno także posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej na co także warto zwrócić uwagę.

Jednym z najważniejszych postanowień będzie także określenie zakresu przedmiotowego podpisywanego kontraktu.  Precyzyjne wskazanie usług świadczonych na naszą rzecz przez biuro rach.  zapobiegnie ewentualnym niedopowiedzeniom i pozytywnie wpłynie na relacje stron. Na początku dokładnie ustal swoje potrzeby, a więc zastanów się jakich konkretnie świadczeń wymagasz od księgowego np. prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, odprowadzanie składek do ZUS i zaliczek na podatek dochodowy itp. Możesz także sprawdzić na stronie internetowej danego biura jakie usługi ma w ofercie.

Nie mniej istotne są przepisy, w których mowa o warunkach i terminach rozwiązania umowy. Tutaj zwróć szczególną uwagę na długość ich trwania, podmiot któremu składania się oświadczenie oraz przesłanki jakie muszą zostać spełnione (jeżeli zostały wskazane w treści).

Outsourcing usług księgowych jest popularnym zjawiskiem w środowisku gospodarczym. Przedsiębiorcy wolą zlecić wykonanie tych obowiązków profesjonalistom i skupić się na komercyjnej stronie biznesu. Jestem zwolennikiem takiego rozwiązania, chociaż podstawową wiedzę z zakresu finansów i rachunkowości powinien posiadać każdy prowadzący działalność gospodarczą.

księgowa, jdg, jednoosobowa działalność gospodarcza

felle2 | Flickr CC

 

Wskazówki

Wskazane przeze mnie powyżej umowy są niezwykle istotne z punktu widzenia osoby rozpoczynającej swój biznes. Dzięki ich zawarciu możesz wykonać obowiązki nałożone przez ustawodawcę oraz stworzyć niezbędne warunki do funkcjonowania przedsiębiorstwa. Każda z nich będzie także generować koszty. Staraj się negocjować warunki. Konkurencja na rynku jest duża – bez problemu znajdziesz inne biuro lub bank oferujące takie same lub porównywalne usługi czy produkty.

Dokładnie czytaj każdy dokument, który podpisujesz. Jeżeli nie rozumiesz niektórych postanowień poproś o wytłumaczenie. Nie krępuj się, nikt nie zna się na wszystkim. Obowiązkiem drugiej strony jest przedstawienie konkretnych regulacji w sposób jasny i zrozumiały. Jeżeli umowa jest skonstruowana w sposób skomplikowany, z licznym załącznikami i niezrozumiałymi zwrotami to po prostu jej nie podpisuj.

Pamiętaj, że z punktu widzenia prawa jesteś przedsiębiorą, a więc podmiotem profesjonalnie wykonującym określoną działalność. W związku z tym minimalne standardy ochrony zapewnione przez ustawodawcę są niższe, niż w przypadku konsumentów (por. przepisy o rękojmi za wady rzeczy sprzedanej w kodeksie cywilnym). Wymagania stawiane przez prawo są także wyższe. Przykładowo, we wspomnianym kodeksie możesz znaleźć artykuł o następującej treści:

Należytą staranność dłużnika w zakresie prowadzonej przez niego działalności gospodarczej określa się przy uwzględnieniu zawodowego charakteru tej działalności.

W praktyce oznacza to, że sposób spełnienia świadczenia (czynności, które zobowiązałeś się wykonać) będzie oceniany (przez sąd w przepadku zaistnienia sporu) w sposób bardziej rygorystyczny, z uwzględnianiem standardów obowiązujacych w danej branży. Zwróć także uwagę, ze okres przedawnienia roszczeń z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej wynosi 3 lata, a nie 10.

Dzisiejszy artykuł jest dosyć rozległy. Bardzo się cieszę, że sprostałeś wyzwaniu i dotarłeś do samego końca. Chciałem przekazać jak najwięcej praktycznych wskazówek ułatwiających założenie własnej firmy.  Oczywiście takich niuansów jest o wiele więcej. Masz jakieś pytania? Chcesz poruszyć inny aspekt związany z zakładaniem firmy? Kwestia, która cię szczególnie interesuje nie została poruszona? Pisz śmiało w komentarzach.

Mam dla Ciebie jeszcze jedną ważną informację. Właśnie utworzyłem własny newsletter. Jest ciągle „w budowie”, jednak już teraz możesz się zapisać i być na bieżąco ze wszystkimi wpisami. Wystarczy, że klikniesz w przycisk poniżej.

ZAPISZ SIĘ NA NEWSLETTER

jednoosobowa działalność gospodarcza, jdg, zakładanie

Rachel Sung | Flickr CC

 

Brak komentarzy

Anuluj