Chcesz założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej spółka z o.o.) i nie wiesz jak to zrobić? Po lekturze tego wpisu dowiesz się:

1. Jakie są sposoby tworzenia spółki z o.o

2. Jakie dokumenty są niezbędne do rejestracji spółki,

3. Gdzie zarejestrować spółkę z o.o.,

4. Jakie są koszty związane z utworzeniem sp. z o.o.,

5. Jak długo trawa procedura rejestracji spółki z o.o. w rejestrze przedsiębiorców KRS.

Sposoby zakładania sp. z o.o.

Założenie spółki z o.o. wiąże się z dokonaniem szeregu czynności prawnych oraz faktycznych. Obecnie możliwe jest utworzenie spółki  z o.o. w trybie tradycyjnym poprzez zachowanie formy aktu notarialnego lub wykorzystanie tzw. trybu S24, gdzie wszelkie formalności wykonywane są przez internet. Poniżej zostanie opisana procedura zakładania spółki  według pierwszego z wymienionych sposobów.

Tryb tradycyjny

Etap 1. Zawarcie umowy spółki

Osoby zakładające spółkę w umowie powinny uregulować wszystkie istotne kwestie związane z jej funkcjonowaniem.  Kluczowe z punktu widzenia wspólników będą zagadnienia dotyczące prawa głosu, otrzymywanego zysku czy zarządu samą spółką. Prowadzenie spraw spółki oraz jej reprezentacja będą także istotne w przypadku gdy udziałowcy są jednocześnie członkami zarządu, co w Polsce jest częstym zjawiskiem. W kodeksie spółek handlowych (dalej k.s.h.) został wymieniony katalog obowiązkowych postanowień:

Zgodnie z art. 157. § 1 k.s.h. umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna określać:

1. Firmę i siedzibę spółki

Firma czyli nazwa, pod którą będzie funkcjonować. Może zostać wybrana dowolnie. Ważne żeby zawierała dodatkowe oznaczenie w postaci: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,  spółka z o.o. lub sp. z o.o. Natomiast siedziba wskazuje miejscowość, w której będzie funkcjonował zarząd spółki. Siedziby nie należy mylić z adresem spółki, który zawiera szczegółowe informacje (ulica, nr budynku czy lokalu).

2. Przedmiot działalności spółki

Definiuje zakres działalności spółki, a więc to czym w przyszłości będzie się zajmować np. świadczenie usług prawnych dla przedsiębiorców. Najlepiej żeby pokrywał się z kodami PKD (Polska Klasyfikacja Działalności) wpisanymi do winsoku o rejestrację spółki w KRS. Może  zostać ujęty w umowie według nomenklatury stosowanej w PKD.

3. Wysokość kapitału zakładowego

Wartość aktywów (materialnych i niematerialnych) wniesionych do spółki przez wspólników musi wynosić co najmniej 5000 złotych. Przy czym wartość nominalna jednego udziału (wartość udziału określona w umowie spółki przez strony) nie może być mniejsza niż 50 zł.

4. Czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział

W umowie spółki określa się ilość udziałów przysługujących wspólnikowi. Można zdecydować się na model, w którym udziały są nierówne (np. 1 wspólnik otrzymuje udział o wartości nominalnej 3 000 zł, a pozostali o połowę mniejszy) i podzielne (można zbyć część posiadanego udziału). Jeżeli założyciele zdecydują się przyznać więcej niż 1 udział, to wszystkie inne udziały w kapitale zakładowym powinny być równe (o takiej samej wartości nominalnej) i niepodzielne (nie można zbyć części udziału np. 1/4, a tylko całość).

5. Liczba i wartość nominalna udziałów objętych przez wspólników

Po ustaleniu reżimu udziałów obowiązujących w spółce należy uregulować kwestie szczegółowe. Określa się liczbę i wartość udziałów przysługujących poszczególnym wspólnikom. 

6. Czas trwania spółki (jeżeli został oznaczony)

W przypadku gdy spółka tworzona jest na czas określony (na przykład do lipca 2019 roku, 10 lat, na okres budowy stadionu) należy wprowadzić odpowiednie postanowienie w umowie spółki. Jeżeli termin trwania spółki nie zostanie określony należy domniemywać, że umowa została zawarta na czas nieoznaczony.

Umowa spółki z o.o.  musi być zawarta w formie aktu notarialnego aby była ważna i wywoływała skutki prawne. W związku z tym konieczna będzie wizyta u notariusza.

Wymienione powyżej elementy muszą wystąpić w każdej umowie spółki z o.o. Brak jednego z nich lub sprzeczność z prawem może spowodować nieważność całej umowy spółki. Przy konstruowaniu umowy należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłową redakcję tych obligatoryjnych  postanowień.

Oczywiście wspólnicy mogą uregulować także inne  kwestie dotyczące np. sposobu reprezentacji spółki, wnoszenia dopłat, podziału zysku czy zasad powoływania członków zarządu. Należy jednak pamiętać, że postanowienia te nie mogą być sprzeczne z prawem i naturą spółki z o.o.

Z chwilą zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powstaje sp. z o.o. w organizacji. Spółka taka reprezentowana jest przez zarząd lub pełnomocnika (powołanego jednomyślną uchwałą wspólników). Za zobowiązania spółki będą odpowiadać solidarnie spółka oraz osoby, które działały w jej imieniu. W efekcie jeżeli wspólnicy podejmą działania na rzecz spółki  i zaciągną zobowiązania, a wkłady na pokrycie objętych udziałów nie zostaną wniesione, to będą oni odpowiadali solidarnie ze spółką z całego majątku osobistego.

Etap 2. Wniesienie wkładów

Wkłady w spółce mogą mięć charakter pieniężny lub niepieniężny (aport). Wniesienie wkładów pieniężnych polega na dokonaniu przelewu na rachunek bankowy spółki lub wpłacie gotówki do kasy spółki. Natomiast zasady wnoszenia aportów nie są jednolite i będą uzależnione od charakteru wnoszonego prawa (rzecz ruchoma, nieruchomość czy  prawo do znaku towarowego – sposób przeniesienia praw będzie odmienny).

Przed rejestracją spółki w KRS konieczne jest pokrycie całego kapitału zakładowego przez wspólników.  W przypadku, gdy udziały obejmowane są po cenie wyższej od  wartości nominalnej to konieczne jest opłacenie także tej nadwyżki (tzw. agio). 

Etap 3. Powołanie zarządu

Na tym etapie wspólnicy powołują osoby odpowiedzialne za prowadzenie spraw spółki oraz jej reprezentację, czyli członków zarządu. Powołanie tego organu jest obowiązkowe i musi nastąpić przed rejestracją spółki.

Etap 4. Ustanowienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej

Powołanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej jest obowiązkowe, gdy wynika to z umowy spółki lub przepisów prawa.

W pierwszym przypadku wspólnicy zamieszczają w umowie spółki postanowienie o ustanowieniu rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, które obliguje ich do powołania odpowiednich osób na utworzone stanowiska.

Natomiast z przepisów kodeksu spółek handlowych wynika, że w  sytuacji, gdy  kapitał zakładowy w spółce przewyższa równowartość 500 000 zł, a wspólników jest więcej niż 25 to są oni zobowiązani do ustanowienia jednego ze wspominanych organów.

W praktyce najczęściej tworzy się radę nadzorczą. „Natomiast z komisją rewizyjną jest jak z jednorożcem. Wszyscy wiedzą, ze istnieje, tylko nikt jej nie widział.”– jak mawiał mój promotor.

Etap 5. Wpis do rejestru

Wniosek o wpis spółki do rejestru składany jest przez członków zarządu do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki.

Należy pamiętać, że wniosek musi być złożony w terminie 6 miesięcy od zawarcia umowy, gdyż w przeciwnym wypadku umowa spółki ulega rozwiązaniu  z mocy ustawy.

Podstawowym formularzem składanym we właściwym sądzie jest wniosek KRS-W3 (kliknij, żeby pobrać).

Obwiązkowo załączą się także poniższe formularze:

• KRS-WE – dotyczący wspólników spółki z o.o.,

• KRS-WK – określający osoby/organ uprawniony do reprezentacji spółki,

• KRS-WM – wskazujący przedmiot działalności spółki (podaje się odpowiednie kody PKD).

Dodatkowo mogą zostać złożone wnioski:

• KRS-WA – jeżeli wspólnicy zdecydują się na utworzenie oddziałów,

• KRS-WL – w sytuacji ustanowienie prokury.

Wraz z obowiązkowymi  formularzami, konieczne jest także załączenie dokumentów:

1. Umowy spółki,

2. Oświadczenia zarządu o wniesieniu kapitału – czyli oświadczenia wszystkich członków zarządu, że wkłady zostały wniesione przez wszystkich wspólników,

3. Dokumentu o powołaniu członków organów spółki – jeżeli o powołaniu członków organów spółki nie stanowi akt notarialny zawierający umowę spółki,

4. Listy wspólników – z  podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich, podpisanej przez wszystkich członków zarządu,

5. Nazwiska, imiona i adresy członków zarządu.

Koniecznym może być także złożenie zgody  na powołanie osób reprezentujących spółkę – członków zarządu, prokurentów (jeżeli zostali powołani). Ustawa przewiduje jednak kilka wyjątków od tego obowiązku, a mianowicie:

• wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi (sam członek zarządu, prokurent podpisuje wniosek),

• wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis  – chociaż literalne brzmienie przepisu może implikować odmienne wnioski, samo podpisanie pełnomocnictwa do złożenia wniosku powinno powodować brak wymogu składania zgody (zależy od praktyki danego sądu)

• zgoda osoby podlegającej wpisowi została wyrażona w protokole organu powołującego,

• zgoda osoby podlegającej wpisowi została wyrażona w umowie spółki.

Koszty założenia spółki z o.o.

1. Kapitał zakładowy – o wartości co najmniej 5 000 zł,

2. Taksa notarialna – obliczana od wysokości kapitału zakładowego. Przy minimalnym kapitale zakładowym (5 tyś. zł), maksymalna stawka za sporządzenie umowy w formie aktu notarialnego wyniesie 160 zł (plus 23% VAT) = 196,80 zł,

3. Odpisy umowy spółki – 6 zł (plus 23% VAT) za każdą stronę umowy spółki. Przy rejestracji spółki konieczne będzie posiadanie co najmniej dwóch odpisów umowy. Jeden zostaje w aktach rejestrowych, a drugi trafia do Urzędu Skarbowego. Przyjmując, że  umowa spółki będzie miała  5 stron całkowity  koszt odpisów wyniesie 73, 80 zł. Sposób obliczenia: (6 zł x 1,23) x 10,

4. Podatek od czynności cywilnoprawnej (PCC) – obliczany według stawki 0,5 % (pół procenta) wartości kapitału zakładowego.  Od podstawy opodatkowania odlicza się opłatę sądową związaną z  wpisem do rejestru przedsiębiorców (500 zł),opłatę za ogłoszenie o wpisach w MSiG (100 zł) oraz o wysokość taksy notarialnej wraz z podatkiem (196,80 zł). Sposób liczenia: 5000 zł – (500 zł +100 zł +196, 80 zł) x 0,005 % = 21 zł ,
   

5. Wydatki związane z wpisem do KRS: wpis do rejestru przedsiębiorców – 500 zł, ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – 100 zł,

Inne dokumenty

Złożenie wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców KRS nie wiążę się z obowiązkiem złożenia dodatkowych dokumentów do urzędu skarbowego, ZUS-u czy urzędu statystycznego. Po wydaniu postanowienia przez sąd rejestrowy o dokonaniu wpisu informacje w nim zawarte za pomocą systemu teleinformatycznego trafiają do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników oraz rejestru REGON. Po przesłaniu danych REGON oraz NIP nadawane są automatycznie, bez konieczności składania formularzy.

W terminie 21 dni od zarejestrowania spółki konieczne będzie złożenie formularza NIP-8 do właściwego urzędu skarbowego. Dane umieszczone w formularzu  (tzw. dane uzupełniające) nie podlegają wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS. W sytuacji gdy rejestrujący będzie odprowadzał składki na ubezpieczenia społeczne (np. z tytułu zatrudnienia pracownika) termin na złożenie wniosku wynosi 7 dni od wpisu spółki do rejestru.

Ponadto jeżeli spółka będzie z tytuły prowadzonej działalności odprowadzać podatek od towarów i usług (tzw. VAT) we właściwym urzędzie skarbowym należy złożyć deklarację VAT-R (kliknij, żeby pobrać). Do końca 2014 roku zgłoszenie było związane z koniecznością uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 170 zł. Obecnie rejestracja jest bezpłatna.

Czas założenia spółki z o.o.

Rejestracja spółki z o.o. w sądzie rejestrowym powinna zostać dokonana w ciągu 7 dni od daty złożenia wniosku. Stanowi o tym art. 20a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej ustawa o KRS). Oznacza to, że w tym terminie referendarz sądowy lub sędzia powinien wydać właściwe postanowienie.

Niestety, w praktyce sytuacja wygląda różnie. Termin wskazany w ustawie o KRS jest tylko terminem instrukcyjnym. Jego przekroczenie nie wywołuje negatywnych konsekwencji prawnych dla wspomnianych podmiotów.

W efekcie rejestracja spółki z o.o. będzie uzależniona od obciążenia konkretnych sądów. Może zostać dokonana w terminie od kilku dni do nawet kilku tygodni.

Podsumowanie

Jak widać założenie spółki z o.o. jest złożonym procesem. Wymaga znajomości zagadnień prawnych w szerokim zakresie (prawo cywilne, gospodarcze czy podatkowe). Ze wszystkich wspomnianych dokumentów i formularzy zdecydowanie najważniejsza jest umowa spółki. Właściwa redakcja postanowień tam zawartych będzie miała kluczowe znaczenie z punktu widzenia jej wspólników. Właśnie dlatego dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy profesjonalnego pełnomocnika przy tworzeniu tego dokumentu.

Po lekturze artykułu znikły Twoje wątpliwości dotyczące zakładania spółki z o.o.? Podziel się ze znajomymi. Wystarczy, że naciśniesz jeden z przycisków poniżej. Dzięki!