Jedną z pierwszych czynności, jakie trzeba podjąć na początku istnienia firmy jest stworzenie struktury organizacyjnej. Poświęcenie czasu na prawidłowe poukładanie wszystkich klocków w logiczną całość oszczędzi  Tobie i Twojej organizacji wiele rozczarowań oraz nerwów.

Zarząd, menedżerowie oraz inne osoby decyzyjne powinny wypracować wzorowy model działania. Z upływem czasu, jego konkretne elementy, będą ulegały pewnym modyfikacjom. Może się okazać, że niektóre stanowiska się dublują lub brakuje zasobów do obsługi ważnych procesów.

Po co mi struktura?

Prowadzenie organizacji bez przemyślanej struktury, to trochę jak kierowanie autem na letnich oponach w czasie zimy. Niby przyczepność jakaś jest, jednak w przypadku oblodzenia jezdni lądujesz w rowie. Podobnie sytuacja wygląda w firmie. Dopóki wszystko idzie po Twojej myśli, sprzedaż jest na  stabilnych poziomie, a klienci zostają to wszystko wygląda dobrze. Sytuacja diametralnie zmienia się, gdy zaczynają pojawiać się rysy.

Słabsza forma prowadzonej przez Ciebie organizacji będzie miała wpływ na wiele aspektów. W szczególności odbije się to na pracownikach – jako elemencie wrażliwym na wszelkie zmiany i zagrożenia. Niezwykle istotna jest w tym przypadku rola dyrektorów, menedżerów oraz innych osób piastujących stanowiska kierownicze.  Powiedzmy sobie otwarcie. Nikt nie chce pracować w miejscu, w którym nie ma liderów. Osoby odpowiedzialne za podejmowane działania spajają całość – rozdzielają obowiązki i egzekwują ich wykonanie.

Trzeba mieć na uwadze, że wypracowanie modelu organizacyjnego ma określony cel. Służy do podniesienia poziomu wydajności wszystkich współpracowników oraz pomaga w efektywniejszym podziale ról w zespole. Stanowi ona pewnego rodzaju narzędzie, które umiejętnie wykorzystane może pozytywnie wpłynąć na kondycję przedsiębiorstwa.

Wiadomo, w obecnych czasach nic nie trwa wiecznie i konieczne są stałe modyfikacje, jednak sam rdzeń nie powinien ulegać rewolucyjnym przekształceniom (jeśli został stworzony zgodnie z misją, wartościami oraz kulturą organizacyjną firmy).

Jaka jest właściwa?

Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Każda organizacja ma odmienną specyfikację, ograniczenia, zasoby i potrzeby. W związku z tym nie istnieje jedyna właściwa struktura organizacyjna. Może się okazać, że model znakomicie sprawdzający się w jednej firmie, całkowicie nie będzie miał racji bytu w innej.

Przyczyn takiej sytuacji może być wiele. Jedną z nich jest kultura organizacyjna. Przykładowo, jeśli dane przedsiębiorstwo przez 20 lat działało w systemie,  w którym istniały  w firmie wyodrębnione działy  – odpowiedzialne za różne obszary funkcjonowania, to czy dobrym rozwiązaniem będzie wprowadzenie całkowicie płaskiej struktury? Czasem nie warto iść za modą i pozostawić stan rzeczy bez zmian, o ile sprawdza się.

Na bieżąco otrzymuj wiedzę na temat prawnych i strategicznych aspektów prowadzenie firmy.

Podejście tradycyjne

W modelu tradycyjnym mamy do czynienia z pionami. Każdy z nich odpowiada za inne obszary. Przykładowo możemy wyróżnić pion produkcji, logistyki, sprzedaży, marketingu itp. W ramach każdego z nich stworzone zostają odpowiednie stanowiska i zgodnie z nimi dzielone zadania. Typowa hierarchiczna struktura. Wszelkie podejmowane akcje mają na celu zaspokojenie oczekiwań stawianych przez szefów konkretnych działów.

Powstało wiele prac nad zaletami i wadami takiego systemu. W mojej opinii, zastosowanie takiego rozwiązania wcale nie musi być złym pomysłem. W dużej mierze zależy od sposobu jego implementacji oraz założeń, jakie legły u podstaw takiego wyboru. W organizacjach stworzonych wedle takiego schematu (większość obecnie funkcjonujących) również można zbudować efektywny model działania.

Należy jedynie właściwie zaplanować procesy oraz sprecyzować zdania jakie powinny być wykonywane. Następnie, na podstawie tychże elementów – budować piony, wydziały, komórki, stanowiska itd. Jeśli istnieje potrzeba to tworzy się daną jednostkę, nigdy odwrotnie. Niezwykle ważna jest również umiejętność zarządzania  strukturą – tworzenie, modyfikacja, likwidacja, łączenie w zależności od zaistniałych okoliczności  .To jednak zagadnienie na odrębny artykuł.

Stworzenie optymalnej struktury organizacyjnej firmy to wielowątkowe zadanie.

Zarządzane procesem

Chciałbym jednak zachęcić Cię do alternatywnego podejścia. Jak sama nazwa wskazuje, ten model organizacyjny skupia się na procesach zachodzących w Twojej organizacji. Punktem wyjścia dla całego przedsięwzięcia jest ich zidentyfikowanie, a następnie stworzenie struktury odpowiedzialnej za skuteczną realizację. Brzmi ciekawie co?

Nie ma tutaj podziału na mniejsze odcinki tzw. fragmentaryzacji – co nie oznacza, że w organizacji panuje chaos i nikt nie ma przypisanych zadań. Wręcz przeciwnie.  Każdy z członków zespołu doskonale wie nad czym pracuje i jak jego działania wpływają na końcowy rezultat.

Duża zaletą zastosowania tego modelu jest przyśpieszenie procesu podejmowania decyzji oraz szybsza komunikacja między członkami zespołów. Mają oni jedno główne zadanie, bez względu na to jakimi kompetencjami dysponują, poprawa wydajności mechanizmów funkcjonujących w firmie w obszarze swoich kompetencji.

Jaki model wybrać?

Odpowiedź brzmi: to zależy. Po uprzedniej analizie potrzeb swojej organizacji oraz posiadanych zasobów można podejść do tworzenia pierwszych konstrukcji. Zachęcam Cię do eksperymentowania. W szczególności gdy dopiero zaczynasz swoją przygodę z biznesem.

Metodą próbą i błędów najszybciej dojdziesz do optymalnej struktury. Natomiast nie kieruj się modą istniejącą w branży lub stereotypami, jakie zostały utarte na przestrzeni lat. Wypracuj autorskie metody, które niekiedy łączą elementy różnych systemów.

Q: W jaki sposób jest zbudowana Twoja organizacja?